Пет ключови стъпки за успешно събитие

Независимо дали организираме обществено събитие, конференция, тиймбилдинг, изложба или благотворителен ивент, управлението на събитие изисква предварително планиране, управление на екипи, перфектен тайм мениджмънт и още много детайли.

Ето кои са най-важните елементи при организирането на събитие: 

1. Цел
Защо се организира конкретното събитие и какви резултати очаква клиентът? Да се промотира нов продукт, да се популяризира нов вид услуга или да направите запомящо се парти, рожден ден или друг личен празник, който да се открои по запомнящ начин. Ако можем да отговорим на тези въпроси, то тогава посланията ще достигнат успешно до подходящата публика и ще преминем към следващата стъпка - формат на ивента.  

2. Формат

Какъв да бъде облика на вашето събитие - годишнина, циклична среща, конференция, бизнес закуска, официална вечеря, ПР за популяризиране на бранд. 

Каква да е темата? Как ще се гарантира, че мястото и идеите отразяват темата.

Ако искате вашето събитие да се открояват, вие трябва да изберете завладяваща тема или интересна концепция, която да ви отличава от конкуренцията. Това означава идеята да бъде опакована по неповторим начин.

3. Планиране
Или общо казано логистика, маркетинг и съдържание. Всяко събитие се нуждае от подробен проект и финансов план, определяне на срокове, разпределение на ресурси и отговорности между екипи. Планирането включва както времеви, така и финансов ресур.

• Място на провеждане и  логистика
• Говорители / презентатори
• Техническо оборудване
• Кетъринг
• Забавления и изпълнители
• Публичност / промоция (например сайт, календар със събития електронни медии, публикации в социални медии и т.н.).

4. Екип
Най-важният ресурс всъщност е екипа и партньорите, с които работите, опитни специалисти в своята област, които имат уникален подход. Съответно най-отговорната и трудна роля на ивент мениджъра е да управлява едновременно вички екипи, да бъде гъвкав спрямо конкретните ситуации, които възникват на място и да има изключително доверие в професионализма на своите партньори.

5. Тайм мениджмънт
Основното и най-трудно умение при организирането на събития е управлението на времето.
В процеса на работа се появяват различни по важност задачи, които трябва да бъдат подредени приоритетно. Често се налага бързо да бъдат решени спешни казуси, да се приемат телефонни обаждания и да се организират срещи. Добро решение са списакът със задачи (check list) и определяне на срокове за изпълнението им, това е един ефективен начин за структуриране на работата и проследяване на целия процес до реализиране на ивента.